7 Dosa Besar (Penggunaan) Power Point

 Dari judul buku ini sekilas sudah menarik perhatian saya untuk membacanya, dan setelah saya baca memang benar ternyata buku ini menarik. Buku ini tidak hanya sekedar buku tutorial penggunaan Ms Power Point sebagai tools untuk menyusun materi presentasi, tetapi dalam buku dijelaskan trik-trik dalam menyusun presentasi sekaligus bagaimana menggunakan Ms Power Point agar presentasi dapat lebih menarik, juga terdapat penjelasan mengenai kesalahan umum yang sering dilakukan para penyusun presentasi yang menggunakan software Ms Power Point ini. Dan berikut ini adalah ringkasannya, namun akan lebih menarik jika membaca bukunya langsung, karena dalam buku itu dilengkapi dengan gambar-gambar yang dapat lebih memperjelas materi dalam setiap bab buku ini. Selamat membaca…!

 

 Dosa Besar  1

 Mayoritas penyaji presentasi Po­werPoint (PPT), sekadar menyingkat apa yang mau mereka katakan menjadi poin-poin. Lebih parah lagi, banyak yang sekadar menggunakan AutoContent Wizard kemudian mengganti teks dan diagramnya, hasilnya adalah catatan pribadi yang membantu sang penyaji agar tidak lupa apa yang harus dia ucapkan. Tapi, catatan ini tidak membantu hadirin mendapatkan pesannya. Sering kali, begitu banyak bullet yang bersarang sehingga boro-boro jelas, malah jadi mbulet.

AutoContent Wizard: Orientasi yang Salah

Apa yang salah dengan Auto Content Wizard ? Mari kita coba saja. Pilih menu File New From AutoContent Wizard. Kemudian, kita coba pilih kategori Sales/Marketing Selling a Product or Service. Klik tombol Finish. Whoalal Kita dapatkan kerangka presentasi yang dianjurkan se­bagai berikut :

  1. Title and Name
  2. Objective, State the desired objective,  Use multiple points if necessary
  3. Customer Requirements, Confirm the audience’s needs if you are not sure, State the needs of the audience. (Ada diagram generik di sini tentang kebutuhan pelanggan)
  4. Meeting the Needs, List the products and features, and how each addresses a specific need or solves a specific problem, This section may require multiple slides. (Ada diagram generik di sini berbentuk tiga piramida de­ngan masing-masing tingkat dapat diisi teks)
  5. Cost Analysis, Point out financial benefits to the customer, Compare cost-benefits between you and your competitors
    (Ada pilihan untuk memasukkan tabel di sini)
  6. Our Strengths. (Ada tiga diagram berbentuk siklus anak panah, masing-masing anak panah dapat diisi teks)
  7. Key Benefits. Summarize the key benefits provided by the product service, or idea being promoted
  8. Next Steps, Specify the actions required of your audience

 

Seperti yang Anda lihat, ini adalah pola pikir mayoritas pengguna PowerPoint saat menyusun sebuah presentasi. Ide yang akan disampai­kan terstruktur dengan baik. Sebagai pembukaan, disampaikan objektif (tujuan) presentasi, disambung dengan kebutuhan pelanggan. Ke­mudian disampaikan solusi dan keunggulannya, dirangkum dengan manfaat utama bagi klien.Terakhir, ditutup secara kuat dengan tindak lanjut apa yang bisa dilakukan oleh klien kita. Tampaknya tidak ada masalah. Namun, apa yang kemudian biasanya terjadi? Kerangka berisi delapan poin di atas kemudian dikembangkan menjadi kurang lebih delapan slide. Judul poin menjadi judul slide. Informasi yang ada dipaksakan agar masuk ke dalam diagram di slide. Inilah yang disampaikan ke klien: sebuah catatan pribadi tentang apa yang perlu diucapkan.

Ada dua hal yang terjadi di sini:

Arahan dalam kerangka AutoContent Wizard mendorong seorang penyusun materi membuat poin-poin, mengubah-ubah diagram, atau memasukkan tabel di slide tertentu, dan bukan menyampaikan inti pesan.

Para penyusun menerjemahkan arahan dari AutoContent Wizard dengan terlalu linear.  Padahal sebenamya, dengan membuka pikiran, seseorang bisa melihat satu poin dalam kerangka presentasi tidak harus menjadi satu slide.

 Yang kita bisa lakukan: ubahlah sudut pandang kita, sebagai pe­nyusun, dari berorientasi poin menjadi berorientasi hadirin. Satu poin kerangka presentasi bukan berarti satu slide, melainkan satu poin yang harus ditangkap hadirin, dengan berapa pun jumlah slide yang perlu ditampilkan.

Akan lebih jelas kalau saya ubah arahan AutoContent Wizard jadi seperti berikut (beberapa hal saya buat spesifik demi kejelasan):

Mengenalkan Judul Presentasi dan Nama Kita

Selain mewakili apa yang ingin kita sampaikan, judul juga perlu menarikperhatian hadirin. Mereka juga harus dapat membaca nama kita atau perusahaan kita dengan jelas.

Memberikan Manfaat Langsung (Objektif) Pertemuan Ini bagi Hadirin

Selanjutnya, kita perlu menyampaikan objektif dari pre­sentasi ini. dan menaaitkannva dengan manfaat langsung bagi hadirin. Ini akan menjadi insentif bagi mereka untuk mengikuti presentasi.

Mengonfirmasikan Kebutuhan Hadirin sebagai (Calon) Pelanggan

Pertama-tama, kita perlu menyuarakan kebutuhan calon pelanggan. Konfirmasikan agar tidak ada yang terlewat. Hadirin perlu merasa didengardan dipahami agar mendapat kesan bahwa kita tahu apa yang kita lakukan.

Menyampaikan Bagaimana Memenuhi Kebutuhan Tersebut

Sampaikan solusi terhadap masing-masing kebutuhan. Baru kemudian kita kaitkan dengan produk/jasa kita. Ha­dirin perlu melihat dua hal: pertama, semua kebutuhan teratasi; kedua, produk/jasa yang kita tawarkan memang sesuai dengan kebutuhan mereka, tidak ada fitur berlebihan yang sebenarnya tidak mereka butuhkan. Kalaupun ada yang di luar kebutuhan, perlu disampaikan sebagai manfaat tambahan, bukan sesuatu yang tidak berguna.

Meningkatkan Keyakinan Hadirin Melalui Analisis Biaya

Tunjukkan keuntungan investasi yang kita tawarkan bagi klien. Pertama, yakinkan bahwa manfaat yang mereka dapatkan sesuai dengan nilai yang perlu mereka keluarkan. Kedua, perbandingkan nilai investasi bila bersama kita dan nilai investasi bila bersama pesaing kita. Tunjukkan jika berinvestasi bersama kita, mereka mendapatkan kualitas tertinggi per rupiah.Tambahkan analisis risiko, jika perlu.

Meyakinkan Hadirin untuk Mengambil Keputusan Berdasarkan Keunggulan Kita

Tunjukkan berbagai pengalaman kita dalam menangani proyek serupa. Hadirin perlu menangkap dua hal: pertama, kerja sama kita selalu berbasiskan saling menguntungkan/ win-win; kedua, proses pelaksanaan kita terukur dan terawasi dengan baik. Di sini, segala keraguan hadirin sudah harus sirna. Jika perlu, adakan sesi tanya-jawab untuk memupus semua hal yang masih membuat mereka ragu.

Rangkumkan Manfaat Utama yang Akan Mereka Dapatkan

Bersama-sama kita merangkum kembali berbagai manfaat yang akan mereka dapatkan dari kerja sama ini. Di sini hadir­in harus sudah merasa bahwa berbagai manfaat itu akan me­reka raih begitu mereka menyetujui bekerja sama dengan kita. Kalau bisa, dapatkan keputusan hadirin di sini.

Dorong Hadirin untuk Menindaklanjuti Keputusan Me­reka

Jika belum juga mendapatkan keputusan, sampaikanlah apa saja yang perlu mereka lakukan agar kita dapat segera mewujudkan manfaat-manfaat tersebut. Hadirin perlu menangkap bahwa mereka tinggal melakukan beberapa hal saja agar kita dapat segera memulai dan menyerahkan hasilnya—penjelasan bisa disampaikan dalam bentuk tabel rencana aksi. Jika sudah mendapatkan keputusan positif, sampaikan kepada mereka dalam bentuk afirmasi: bahwa mereka bersama mitra yang dapat dipercaya.

 

Sudah terlihat bedanya? Dengan arahan berorientasi hadirin, kita akan didorong memikirkan bagaimana hadirin nantinya menangkap pesan yang perlu disampaikan.

Kita juga dapat menangkap bahwa:

  1. Jumlah slide yang diperlukan tidak penting, yang penting inti pesan tersampaikan dalam waktu yang tersedia
  2. Judul inti pesan, seperti: “Menyampaikan Bagaimana Memenuhi Kebutuhan Tersebut”, tidak akan menjadi judul slide

 Lebih lanjut lagi, jika memerlukan kerangka presentasi, lupakan AutoContent Wizard sama sekali. Kita bisa melakukan seperti yang tadi dicontohkan. Kita gunakan arahan poin-poin dari AutoContent Wizard untuk berbagai kebutuhan presentasi {brainstorming, rencana pemasaran, atau bahkan pelatihan). Lantas, sebelum menyusunnya ja-di presentasi, kita ubah poin-poin ini menjadi inti pesan dan arahan yang berorientasi hadirin. Sayangnya, penggunaan AutoContent Wizard cenderung membuat kita malas. Kita malas menyusun kata-kata atau diagram sendiri, sehingga membiarkan slide “PowerPoint instan” yang melakukannya untuk kita. Tanpa sadar, kita kemudian hanya menambahkan “air panas” (dan tabel). Jadilah catatan pribadi yang sempurna.

 

Lupakan Outline, Buatlah Storyline

Satu pendekatan lain adalah berpikir sebagai pengisah cerita.Terutama jika batasan waktu sangat sempit. Jika kita terburu-buru membuat out­line presentasi, kita dapat terjebak membuat catatan pribadi. Namun, jika kita hendak menyampaikan suatu cerita, pola pikir kita otomatis berubah.Kita bisa belajar dari sumber yang berpengalaman dalam pengisahan cerita: Hollywood. Kisah-kisah khas Hollywood menarik perhatian kita dan melibatkan emosi kita dari awal hingga akhir. Dua hal yang sama pentingnya dalam presentasi. Di sini Anda mungkin protes, “Presentasi bisnis mementingkan rasio dan logika, bukan emosi.” Silakan konfirmasikan kepada pakar pemasaran mana pun: orang cenderung membeli dan bertindak atas dasar emosi. Bukan logika. Memang, presentasi bisnis perlu disusun agar dapat diterima rasio. Namun, lebih penting lagi presentasi itu di­sampaikan hingga menggugah emosi.

Saat mengisahkan cerita, kita akan memastikan bahwa pendengar mengetahui latar belakang cerita: siapa tokoh utamanya? Di mana cerita ini terjadi? Masa lalu apa yang membentuk tokoh uta­ma? Kemudian, kita melempar plot: tantangan apa yang dihadapi sang tokoh utama? Apa yang akan terjadi jika sang tokoh utama tidak mampu menghadapi tantangannya? Di sini kita tahu bahwa pendengar harus terlibat secara emosi dengan tokoh utama tersebut. Dengan begitu, mereka akan mendukung tokoh utama. Mereka ingin sang tokoh utama berhasil!

Lantas kita melanjutkan ke bagian akhir, resolusi: bagaimana akhirnya sang tokoh utama dapat mengatasi tantangannya? Apa yang dicapai sang tokoh utama sebagai akhir yang memuaskan?

Karena ini adalah presentasi, tutuplah cerita dengan ajakan bertindak. Percuma saja kita susah payah menggugah emosi hadirin jika kemudian kita langsung undur diri. Kita perlu memberi mereka pilihan: apa yang bisa mereka lakukan setelah ini? Inilah yang disebut ajak­an bertindak.

Sebagai ilustrasi, mari kita ambil contoh kebutuhan presentasi kampanye gerakan sosial.

 Latar Belakang: Dengan semaraknya restoran fast food, banyak keluarga yang sering membawa anak makan di luar. Anak-anak terbiasa mengasosiasikan restoran-restoran ini dengan kebahagiaan. 

 Plot: Anak-anak ini pada awalnya tumbuh dengan ketergantungan kepada junk food. Kandungan gula dan karbohidrat yang tinggi dalam junk food dapat memberikan suntikan serotonin yang membuat mereka merasa bahagia dan energik. Namun, dalam waktu sejam, mereka malah merasa lemas dan tak bertenaga. Itu membuat mereka ingin makan lagi. Dalam perkembangan pertumbuhan mereka selanjutnya kebanyakan di antara mereka mengalami obesitas. Banyak di antara mereka yang mengidap penyakit kronis, seperti kelainan ginjal dan darah tinggi sebelum usia 35 tahun. Kemudian setelah menjadi orangtua, mereka mulai menyadari kesalahan yang me­reka perbuat, dan kesadaran itu telah mereka tularkan kepada anak-anak mereka.

 Resolusi: Sejumlah pria dan wanita berhasil melepaskan diri dari ketergantungan mereka dengan program detoksifikasi. Kesehatan me­reka membaik. Mereka pun berusaha menyebarkan informasi ini kepada banyak orang. Sebagai orangtua, Anda bisa menjadi bagian dari gerakan ini.

 Karena itu, mari kita buang barisan poin tanpa cerita! Temukan pesan yang ingin Anda sampaikan. Lantas, gunakan kerangka berorientasi hadirin atau storyline. Presentasi Anda akan jauh lebih efektif dan mengena.

 Menghindari Dosa Besar 1: Menyampaikan Poin-Poin Tanpa Cerita

  1. Presentasi PPT bukanlah catatan pribadi tentang apa yang harus Anda ucapkan.
  2. Kalau-kalau Anda khilafdan menggunakan AutoContent Wizard, setidaknya ubahlah kerangka presentasi berorientasi poin menjadi berorientasi pada inti pesan dan pada hadirin.
  3. Orang membeli dan bertindak berdasarkan emosi, bu kan rasio. Karena itu, buatlah presentasi yang dapat se kadar diterima rasio, namun menggugah emosi. Bukan menggugah rasio, tapi sekadar dapat diterima emosi.
  4. Jika ingin menciptakan presentasi yang menggugah emosi, susunlah kerangka presentasi Anda dalam bentuk cerita. Gunakan storyline.
  5. Belajarlah dari formula Hollywood: awali dengan pengenalan tokoh utama, beri tantangan kepada tokoh ini, dan lanjutkan dengan kemenangan sang tokoh utama. Kemudian, tutup dengan ajakan bertindak.

 

Dosa Besar 2

 Siapkanlah handout sesuai fungsinya. Dan saat menyusun handout yang berupa dokumen tertulis, gunakanlah pengolah kata seperti Word. Jangan menggunakan PowerPoint untuk membuat handout karena akan menjejalkan begitu banyak teks dan bullet, sebagaimana telah digunakan dalam presentasi. Berawal dari salah kaprah, tidak aneh jika kemudian berlanjut menjadi Dosa Besar berikutnya : menyajikan presentasi yang membosankan.

Menghindari Dosa Besar 2 : Mencetak Slide Presentasi sebagai Handout

  1. Saat membuat handout yang berupa dokumen tertulis, singkirkan PowerPoint jauh-jauh. Gunakanlah pengolah kata seperti MS Word atau OpenOffice Writer.
  2. Ketika menyusun presentasi, siapkanlah handout fungsi ketiga terlebih dahulu sebagai dokumen tertulis. Baru kemudian susunlah slide presentasi Anda. Handout tersebut akan mencakup semua pesan yang ingin Anda sampaikan secara terstruktur, dan ini memerlukan bahan yang lengkap; sedangkan presentasi hanya memilih pesan mana yang bisa Anda sampaikan dalam waktu singkat, dan dengan cara apa. Dengan memiliki bahan yang lengkap (handout), Anda akan menyajikan presen­tasi secara lebih efektif.

 Kiat yang Berguna

  1. Dalam satu presentasi kita bisa menggunakan dua atau tiga fungsi handout sekaligus. Sebuah buku kerja, misalnya, meliputi ketiga fungsi tersebut.
  2. Sebagai pedoman umum, bagikanlah handout fungsi ke­tiga di akhir presentasi (atau saat sesi tanya-jawab) un­tuk menghindari peserta membaca handout saat Anda berbicara. Namun, jangan lupa memberitahukan hal ini terlebih dahulu kepada hadirin agar mereka tidak usah mencatat.

  

Dosa Besar 3

Presentasi yang membosankan

 Menghindari Dosa Besar 3: Membosankan

  1. Setiap orang bisa belajar menyajikan sesuatu dengan cara yang menarik, asalkan mau membuka pikiran dan mencoba.
  2. Gunakan foto yang sesuai untuk melibatkan emosi hadirin.
  3. Tidak harus jadi fotografer maupun desainer professional untuk mengambil foto dan mengolahnya sendiri demi keperluan presentasi kita.
  4. Berpikirlah seperti pembuat iklan: sampaikan pesan secara kuat dan menarik dalam waktu sesingkat-singkatnya.
  5. Gunakan animasi untuk menghasilkan pewaktuan yang tepat bagi pesan kita.
  6. Libatkan hadirin dalam presentasi, mulailah dari partisi pasi kecil-kecilan sebelum  meningkatkannya sedikit demi sedikit.

 Kiat yang berguna :

Untuk referensi berbagai permainan yang dapat Anda gunakan dalam pelatihan/seminar, cobalah baca buku Leadership Games dan Creative Games oleh Adi Soenarno

 

Disa Besar 4

 Pengaburan Informasi Akibat Hierarki Bullet

Penjejalan informasi dalam satu slide membuat kita sulit untuk menangkap semua pesan. Lebih parah lagi, informasi bahwa pecahan busa itu 640 kali lebih besar daripada pecahan busa yang dilakukan dalam uji coba, ditaruh pada hierarki ketiga. Otak seorang pembaca otomatis akan menganggap bahwa informasi paling penting berada di hierarki tertinggi. Padahal dalam laporan teknis, informasi seperti inilah yang justru kritis.

Ini adalah keterbatasan hierarki bullet, yaitu menstrukturkan poin-poin berdasarkan jenjang, bukan berdasarkan prioritas atau dampak informasi. Seperti yang disampaikan Tufte, antara sesama poin ini pun tidak bisa kita asosiasikan. Secara visual, kita akan terdorong untuk mengira bahwa semua poin di tingkat terendah akan dirangkum oleh poin di tingkat yang lebih atas. Sehingga, dalam slide yang padat se­perti ini, kita cenderung melihat poin-poin di tingkat atas saja.

Kita juga cenderung menganggap tulisan yang dirangkum da­lam tingkat bullet yang sama (misalnya, sama-sama tingkat tiga) akan memiliki bobot informasi yang sama. Padahal belum tentu. Bisa jadi pikiran penyusun memecah satu alternatif jadi empat tingkat, sementara alternatif lainnya jadi tiga tingkat.

Singkatnya, slide penuh bullet bersarang adalah sumber informasi yang buruk untuk pengambilan keputusan. Sebagai ilustrasi, lihatlah slide berikut.

Pemilihan Rumah Makan

•  Rumah Makan AsalEnak

–  Pelayanan standar

• Tapi pelayan ceweknya cakep-cakep

–  Kualitas makanan cukup

  •   Rasa enak
  •   Pernah ada lalat di sup

–  Harga menengah

•  Rumah Makan MewahBanget

–  Pelayanan hebat

• Tempatnya bersih banget

–  Kualitas makanan tinggi

  •   Rasa standar
  •   Penyajiannya keren dan mewah

–  Harga tinggi

Kalau kita membaca seperti pada kasus Columbia, kita akan mengambil keputusan berdasarkan informasi yang salah. Sebagai contoh, “Kualitas makanan cukup” disimpulkan dari rasa enak tapi pernah ada kasus pengalaman buruk (lalat di sup). Sementara alternatifnya memi­liki “Kualitas makanan tinggi” tapi yang dimaksud sebenarnya adalah penyajiannya yang keren dan mewah. Rasanya sendiri “standar” di bawah “enak”. Tanpa memahami semua penjelasan di tingkat terendah, seorang pembaca bisa salah mengira bahwa makanan yang enak itu di MewahBanget, sementara Asal Enak hanya “cukup”.

Kini, diagram tersebut sudah dicabut dari situsnya. Sudah sepantasnya. Setidaknya, diagram ini sempat menjadi contoh bagus dalam hal penggambaran pesan yang keliru.

Pesan yang Memusingkan

Tom Grant, dalam satu artikel blognya, menulis bahwa angkatan bersenjata AS telah menyerap satu kebiasaan buruk dari dunia bisnis: kebiasaan menyampaikan komunikasi melalui slide PPT. Satu con­toh terparah adalah merancang dan mengomunikasikan rencana peperangan, sebagaimana dilakukan dalam invasi ke Irak.

Seperti kasus Columbia, kita tidak bisa menuding PPT sebagai biang masalah. Masalahnya adalah penggantian metode komunikasi tradisional (meliputi laporan tertulis dokumen perencanaan, dan penjelasan tatap muka) dengan mengoper-oper slide untuk dibaca (dan disalahpahami). Solusinya pun serupa: gunakanlah format yang sesuai.

 

Pengaburan Informasi Melalui Jargon

Dalam setiap bidang, pasti ada jargon, istilah, dan singkatan/akronim tersendiri.Jangan pernah menggunakan ketiga hal initanpa memastikan bahwa hadirin akan mengerti tanpa penjelasan.

Berikut adalah slide kerangka presentasi yang saya sadur dari sa­tu sesi yang saya ikuti:

Integrated information System

  1. Preface: Website classification
  2. Proposed: Information Portal
  3. Reference: Information System and Technology Framework
  4. Proposed: Information System Architecture
  5. Proposed: Integrated Information System

 Ini adalah tipikal kerangka presentasi berkaitan penjualan produk/jasa dalam bidang teknologi informasi (Tl). Apakah Anda bisa memahami apa yang ingin disampaikan oleh penyaji?

Menghindari Dosa Besar 4 : Mengaburkan Informasi Penting

  1. Gunakan PowerPoint untuk menyampaikan pesan visual sederhana kepada banyakorang. Untuk penyampaian in­formasi detail panjang, gunakanlah format yang sesuai. Laporan teknis seharusnya dibuat dalam dokumen tertulis. Begitu juga laporan keuangan.
  2. Buang asumsi tentang (calon) hadirin, dan kenali mereka sebelum mempersiapkan materi presentasi.
  3. Latar belakang akademis, umur, dan nilai-nilai budaya memengaruhi apa yang akan mereka pahami dan tidak, juga batas akan apa yang mereka terima dan tidak.
  4. Pastikan semua istilah atau singkatan dalam materi pre­sentasi akan dipahami oleh hadirin.
  5. Jika tidak pasti, tambahkan keterangan penjelas.
  6. Untuk menyederhanakan penyajian topik yang sulit, gunakan pendekatan berorientasi hadirin.

 

Dosa Besar 5:

Menyulitkan Pembacaan

Kiat yang Berguna

  1. Sebelum menyajikan suatu solusi, resumekan dahulu kebutuhan nyata pihak yang terlibat.
  2. Tutuplah presentasi dengan ajakan bertindak.

 Tampilkan Diagram Hanya Jika Seluruh Teksnya Dapat Terbaca 

Jika diagram kita terlalu panjang, ubahlah menjadi beberapa bagian kecil yang dapat Anda tampilkan. Tidak ada yang dapat membacanya jika kita sekadar menampilkan gambaran utuh. Muatan struktur organisasi ini terbagi menjadi tiga departemen besar. Karena itu, cobalah kopi slide tersebut tiga kali. Lantas kita ubah slide kedua agar fokus ke Departe­men A. Dari gambar yang asli (sebelum di-paste ke PowerPoint), kopi diagram bagian A. Jika kita membuat gambar asli dengan Visio, pilih dan kopilah bagian diagram A saja. Jika menggunakan pengolah citra, crop-lah gambar agar hanya menunjukkan diagram A sebelum mengopinya. Paste ke dalam slide 2 lantas perbesar ukurannya. Tempatkan diagram baru ini di atas diagram lama (Klik kanan, Order Bring to Front). Klik kanan gambar, pilih Format Object dan di bagian Colors and Lines berilah Color yang berwarna muda. Di sini, pilihkan warna biru muda pastel yang selaras dengan biru tuanya garis-garis diagram.

  Template yang Terlalu Ramai 

Baru saja selesai menyusun presentasi, kita menyadari bahwa tampilannya terlalu kering. Berambisi untuk membuatnya terlihat bagus, kita pilih template desain yang paling mencrang? Dan kita pun puas. Berikut ini beberapa kekurangan jika menggunakan template yang kurang tidak tepat

  • Menghasilkan derau {noise) berbentuk gambar latar belakang Seluruh slide akan memiliki gambar latar belakang seperti diatas. Sering kali, pesan yang ingin kita sampaikan jadi tidak nyambung. Misalkan, kita ingin menyampaikan pesan “Berbagai Akibat Bencana terhadap Pariwisata”. Masa gambarnya orang menari dan wayang golek?
  • Menyulitkan pemilihan warna teks. Bisa kita lihat, kekontrasan warna latar belakang template bervariasi, dari gelap keterang. Berarti, jika kita meng­gunakan teks berwarna gelap, tulisan akan terlihat kabur di latar belakang gelap. Namun, teks berwarna terang pun akan menderita nasib serupa di latar belakang terang. Serba salah.
  • Membatasi ruang. Sekitar seperempat bagian layar kiri sudah tergunakan oleh gambar latar belakang. Agar terlihat dengan jelas, teks atau gambar kita hams ditaruh di sisa tiga perempatnya. ‘Beberapa perusahaan yang saya tahu membuat desain template mereka sendiri. Namun, biasanya yang mendesain dan yang menggunakan template ini adalah dua oranq vana berbeda. Saran saya, siapa pun yang mendesain template PPT, perlu menggunakannya sendiri dalam presentasi.

 Ketiga kelemahan tersebut bisa dihindari dengan menggunakan desain template yang sederhana

 Polusi Clip Art

Tidakada yang bisa menghancurkan kredibilitas Anda (atau perusahaan Anda) dalam presentasi seefektif penggunaan Clip Art yang ngasal. Masalahnya, kebanyakan Clip Art merupakan gambar kartun de­ngan kualitas yang tidak konsisten. Banyak perusahaan (terutama yang bergerak di bidang desain) yang membeli lisensi kumpulan gambar untuk keperluan komersial. Jika perusahaan Anda termasuk salah satu di antaranya, saya pribadi menyarankan agar Anda menggunakan kumpulan foto tersebut daripada Clip Art. Pilihan kedua adalah mengambil dan mengolah foto sendiri.3 Gunakan Clip Art sebagai pilihan terakhir. Itu pun harus sesuai dengan pesan yang ingin Anda sampaikan. Jangan coba-coba tanya apakah kita boleh menggunakan animasi GIF (graphics interchange format) atau tidak.

 Perrnainan maupun Lelucon yang Melenceng

Menyelipkan permainan (games) atau humor dalam presentasi adalah hal yang baik. Seperti penggunaan warna, humor dalam presentasi dapat meningkatkan motivasi dan daya ingat hadirin. Sementara permainan dapat menyegarkan semangat peserta, sekaligus memberikan poin-poin yang sesuai dengan topik. Namun, penggunaan permainan maupun humor yang melenceng akan menyulitkan hadirin mengikuti arah pembicaraan kita.

Sebelum memasukkan permainan dalam presentasi kita, ada beberapa poin yang harus kita tanyakan pada diri:

1)   Apakah guna permainan ini? Apakah untuk:

  • Saling mengakrabkan peserta (icebreaking)! Jika ya, sisipkanlah permainan ini di slot awal presentasi.
  • Menyegarkan semangat peserta? Jika ya, sisipkanlah per­mainan ini di slot-slot pertengahan presentasi.
  • Menyampaikan satu poin pemelajaran tertentu? Jika ya, sisip kanlah permainan ini di slot yang membahas topik terkait.

 2)      Berapakah lama permainan ini? Apakah akan mengganggu waktu presentasi saya secara keseluruhan?

3)      Paling penting: bisakah saya menghubungkan permainan ini dengan materi pembicaraan saya? Jika tidak, jangan gunakan.

 

Sakau WordArt

WordArt dapat membius Anda untuk melupakan hadirin. Anda mung­kin pernah melihat sendiri slide semacam ini.

Presentasi ini ditujukan kepada para lulusan SI karena mereka cenderung mengambil beasiswa pascasarjana tanpa tujuan jelas. Banyak di antara mereka yang jadinya sekadar dimanfaatkan oleh para sponsor, dari jadi pembantu riset berbiaya murah hingga pengorek kebobrokan negara. Sayang, pesannya menjadi kabur akibat sakau WordArt.

Sebenarnya, dengan memanfaatkan tipografi WordArt, kita dapat menunjukkan pesan visual yang kuat. Misalnya, kita dapat menggunakan bentuk lengkung pelangi yang sering diidentikkan dengan harapan. Sasaran hadirin adalah para lulusan S1 yang tertarik ke luar negeri sehingga cukup akrab dengan bahasa Inggris. Karena itu, kita dapat membuat pesan yang kontras dengan menambahkan benang ke setiap huruf, identik dengan idiom Inggris: with strings attached. Ini akan menyampaikan pesan yang sama, tapi jauh lebih kuat dan mudah dibaca.

Anda juga bisa melakukan hal serupa.Tinggal gunakan WordArt untuk mendapatkan bentuk tipografi yang mendukung pesan Anda. Bukan karena sekadar keren.

 Musik atau Efek Suara yang MenusukTelinga 

Sebagus apa pun selera musik Anda, tahanlah keinginan membanggakan selera musik Anda dengan memasukkannya ke dalam presentasi.

Dalam satu rapat internal, seorang rekan kerja mengatur agar tiap slide presentasinya memainkan lagu yang berbeda-beda. Slide pertama berbicara tentang hasil proyek tahun lalu, diiringi lagu Buaya Darat-nya Ratu. Slide kedua berbicara tentang rencana proyek tahun ini, dan diiringi lagu Ratu lain, Teman Tapi Mesra. Sebelum slide ketiga, ia akhirnya diminta untuk mematikan lagu. Karena tidak ada yang bisa menangkap isi presentasinya.

Pertama, link lagu akan mengacaukan pesan. Kami sulit mencerna hasil proyek tahun lalu jika yang senantiasa berseliweran dalam benak kami adalah kata “buaya darat”.

Kedua, walaupun yang digunakan adalah musik instrumental, sang penyaji tetap harus bersaing melawan bisingnya musik setiap kali mau berbicara. Ini sangat mengganggu.

Ketiga, tidak semua orang akan memiliki selera musik yang sama.

 

Kiat:

Gunakanlah potongan musik atau efek suara secara bijaksana.

Gunakanlah efek suara atau musik untuk mendukung visualisasi. Misalnya, klip video yang memperlihatkan sebuah gedung runtuh akan lebih kuat jika suara kerun-tuhannya juga bisa diperdengarkan.

Jangan menggunakan efek suara untuk setiap animasi teks.

Jangan menggunakan efek suara bombastis secara tiba-tiba, seperti suara ledakan yang mengagetkan.

Batasilah penggunaan efek suara atau musik hanya sekali atau dua kali dalam presentasi (kecuali jika kita memang sedang mempresentasikan musik).

 Overdosis Custom Animation

Fungsi Custom Animation juga sama saja. Saya pernah menghadiri presentasi yang tiap slide-nya penuh dengan tulisan berputar, meliuk-liuk, berkedip, dan membesar atau mengecil. Sebagai bonus, sang pe­nyaji juga tidak lupa menambahkan efek suara untuk tiap animasi. Pulang-pulang, saya sakit kepala.

Di satu sesi lain, seorang penyaji berbeda menampilkan animasi yang diatur agar Speed: Slow. Sepanjang presentasi, saya gatal ingin meneriaki teks-teks itu. Siapa tahu, mungkin kalau diberi semangat, mereka akan bergerak lebih cepat.

 Menghindari Dosa Besar 5: Menyulitkan Pembacaan

  1. Sesuaikan orientasi dan penerangan ruangan agar presentasi kita terlihat jelas bahkan dari barisan paling belakang.
  2. Pisahkan satu slide yang penuh teks/diagram menjadi beberapa slide dengan tulisan/diagram yang jauh lebih jelas terbaca.
  3. Lebih ekstrem lagi, hindari penggunaan teks sama sekali. Slide adalah media visual. Gunakanlah untuk menyampaikan pesan secara visual.
  4. Gunakan template yang minimalis untuk memperluas ruang kita berkreasi.
  5. Gunakanlah fungsi Custom Animation dan Word Art hanya untuk mendukung pesan.
  6. Selalu uji dahulu tayangan presentasi kita di ruangan yang akan kita gunakan, minimal sehari sebelumnya.Tampilan di monitor akan selalu berbeda dengan di layar.

 Kiat yang Berguna

  1. Jika kita tidak ada kesempatan untuk melihat ruangan sebelumnya, siapkanlah presentasi kita dengan template berlatar belakang cerah (idealnya putih) dan teks gelap (idealnya hitam).
  2. Cobalah mendesain beberapa template PPT sendiri dan menggunakannya dalam presentasi kita.

 

Dosa Besar 6:

 Imbas Pola Pikir yang Salah

Tanpa disadari, pola pikir jumlah slide menunjukkan waktu bisa mendorong kita menyamaratakan cara penyampaian slide. Jika kita terbiasa menyampaikan tiap slide dengan cara yang sama, kita akan terbiasa menyusun isi slide dengan cara yang sama pula.

Singkatnya, pikiran kita bisa terbelenggu. Kita tidak akan melihat peluang berkreasi selain melakukan hal yang sama seperti yang dilakukan orang lain: memecah apa yang mau kita sampaikan menjadi poin-poin yang lebih singkat. Lantas kita sampaikan dengan membaca satu per satu.4

Ubahlah sudut pandang Anda tentang batasan waktu: yang perlu Anda sampaikan adalah pesan, bukan slide, dan bukan poin-poin singkat.

Caranya tergantung kreativitas Anda, yang pasti dapat Anda andalkan, jika tidak melakukan Dosa Besar berikut : Berlindung di Balik Komputer.

 Menghindari Dosa Besar 6: Mengukur Lama Presentasi Berdasarkan Jumlah Slide

  1. Ubah pola pikir kita: yang penting adalah menyampaikan pesan dalam batas waktu tertentu, bukan dalam jumlah slide tertentu.
  2. Ubah sudut pandang kita juga: cara menyampaikan pe­san itu bermacam-macam, bisa dilihat dari “waktu tempuh” slide yang berbeda-beda.

Kiat yang Berguna

Untuk melatih diri Anda melupakan pola pikir lama, cobalah hal berikut: buatlah presentasi yang tidak menggunakan bullet sama sekali. Satu slide boleh berisi beberapa kalimat panjang jika dibutuhkan (seperti contoh slide “Mari Memotong Kata!”di atas). Namun, semua slide harus bebas bullet

 

Dosa Besar 7

Namun, bagaimana kita bisa bergerak bebas jika kita harus mengoperasikan komputer? Ada beberapa cara:

  1. Menggunakan bantuan operator. Keunggulannya, Anda terbebas sama sekali untuk berpindah. Tangan Anda pun bebas untuk bergerak. Untuk presentasi dengan ratusan hadirin, Anda bisa memegang mik. Konsekuensinya, Anda perlu berlatih sinkronisasi dengan operator. Dan ini bisa memakan waktu lama. Akan sangat mengganggukalau Anda sampai harus menginstruksikan ope­rator untuk mengklik mouse. Apalagi jika Anda menggunakan hingga delapan puluh lima slide seperti saya.
  2. Menggunakan remote pointer. Ini adalah solusi yang ideal. Anda dapat bergerak dengan nyaman dan mengoperasikan presentasi Anda dari tempat Anda berdiri. Sayang, alat ini biasanya merupakan satu set dengan proyektor atau laptop. Karena itu, jarang tersedia saat presentasi (kecuali jika Anda menyiapkannya sendiri, yang membutuhkan biaya).
  3. Menyusun alur presentasi agar dinamis. Solusi ini praktis karena hanya bergantung kepada diri kita. Variasikan slide presentasi agar kita tidak terpaku untuk mengklik terus-menerus dalam waktu lama. Jika menggunakan fungsi Custom Animation, aturlah agar animasi berjalan dengan otomatis (menggunakan opsi Start: After Previous) dan atur kecepatannya agar lebih lambat (Speed: Medium atau Fast). Dengan begitu, kita dapat membuka slide dan berpindah selagi gambar atau teks membuka. Tetaplah berbicara sambil mengarahkan perhatian hadirin ke layar (saat ada informasi yang perlu ditangkap) atau ke diri kita (setelah animasi berakhir). Kita bisa melanjutkan dengan sebuah cerita atau contoh kasus, sebelum perlahan bergerak kembali ke arah komputer. Lantas laniutkan ke slidp-slidp berrikut

 Berbagai cara melibatkan hadirin dapat kita gabungkan di sini. Konsekuensinya, kita memerlukan waktu yang cukup lama untuk mempersiapkan materi dan melatih penyajiannya. Namun, ini adalah solusi yang mendorong kita untuk berkreasi dan menyajikan presentasi yang hidup.

Ketika kita tidakdapat /sempat melakukan ketiga cara di atas, cobalah menggunakan sesi tanya-jawab. Dengan menyelipkan sesi tanya-jawab di antara subtopik, Anda akan memiliki banyak kesempatan untuk menjalin hubungan emosi.

Namun, sebelum membahas seni tanya-jawab, sebenarnya ada satu lagi pilihan yang jarang disadari orang:

4.    Tidak menggunakan komputer sama sekali

Sadarilah bahwa menggunakan PowerPoint dan komputer pun hanyalah pilihan. Kita dapat memasuki ruangan hanya berbekalkan handout (yang jelas-jelas bukan slide versi cetak), poster, alat peraga, atau otak kita. Kita bisa mengajak hadirin untuk bercerita, berkontribusi, dan berbagi. Hingga kita sadar bahwa semua ini juga presentasi.

 Seni Tanya-Jawab

Sesi tanya-jawab merupakan bagian yang sama pentingnya dengan penyampaian materi itu sendiri. Akan ada yang mendukung kita. Akan ada yang ragu-ragu. Dan akan ada yang menguji apakah perhatian kita benar-benartulus.

Dalam setiap tanya-jawab, jangan lupa untuk :

  1. Mengulang pertanyaan. Sering kali, peserta lain tidak bisa mendengar apa yang dikatakan sang penanya. Karena itu, sebelum menjawab, ulanglah pertanyaan tadi. Ini akan membuat semua hadirin dapat mengikuti diskusi. Kemungkinan adanya pertanyaan yang sama dua kali pun jadi kecil. Mengonfirmasikan maksud sang penanya juga memastikan tidak ada salah persepsi. Selain itu, cara ini juga memberi Anda waktu untuk menyiapkan jawaban.
  2. Merangkai ulang pertanyaan, bila perlu. Kadang, ada peserta yang melontarkan pertanyaan negatif. Dalam presentasi bisnis, pertanyaan seperti ini bisa saja muncul, “Saya dengar, salah satu klien perusahaan Anda merugi karena situs e-commerce-nya. Bagaimana kami bisa yakin sekarang nggak akan terjadi lagi?”

Di sinilah kebiasaan untuk mengulang pertanyaan menjadi sangat bermanfaat. Kita bisa merangkai ulang pertanyaan menjadi bersifat positif, “Pertanyaannya adalah dengan berbagai kesuksesan dan kegagalan perusahaan kami menyangkut pengembangan dan pengelolaan situs e-commerce, hal-hal apa saja yang kami pelajari? Dan bagaimana Bapak dan Ibu sekalian dapat memanfaatkan pengalaman kami tersebut untuk kesuksesan situs e-commerce yang akan dikembangkan ini?” Ubahlah pertanyaan negatif menjadi positif.

  1. Menjawab pada seluruh hadirin, bukan pada penanya saja.
    Sejalan dengan mengulangi pertanyaan, hal ini bertujuan agar seluruh hadirin dapat mengikuti diskusi.Tataplah hadirin yang lain. Jangan terpaku kepada sang penanya saja. Tergantung situasinya, suatu sesi tanya-jawab yang lancar dapat berubah menjadi diskusi aktif. Peserta lain juga akan menawarkan jawaban kepada penanya. Dan kita bisa berfungsi sebagai moderatornya.
  2. Menawarkan konsultasi lebih lanjut di luar sesi. Kadang, ada penanya yang berusaha memonopoli pertanyaan. Jika kita sedang berbicara untuk khalayak umum, jangan sampai terjebak sehingga sesi diskusi menjadi konsultasi. Batasi hingga dua kali pertukaran tanya-jawab. Jika ia belum puas, katakan bahwa kita bersedia melanjutkan diskusi di luar sesi ini karena kita perlu memberi kesempatan kepada peserta lain terlebih dahulu. Ini, tentunya, tidak berlaku dalam situasi khusus, seperti presentasi teknis suatu tender atau sidang tesis.

 Situasi Tak Terduga

Presentasi adalah sesuatu yang dinamis. Sebagus apa pun kita mempersiapkan ruangan, alat, dan bahan presentasi, akan ada saja hal-hal yang terjadi di luar persiapan kita. Buatlah rencana cadangan jika terja­di gangguan teknis maupun nonteknis.

Selain itu, siapkanlah kalimat-kalimat untuk mengomentari ber­bagai situasi di luar kendali. Jika ada dering HP yang nyaring saat saya sedang berbicara, misalnya, saya siap mengucapkan, “Kalau itu istri saya, bilang saja saya sudah pulang.”

Saat lampu tiba-tiba padam, kita bisa pura-pura mengangkat telepon genggam dan berkata keras-keras, “Halo? Ya, maaf, Pak. Lain kali kami tidak akan nunggak bayar listriknya, Pak.” Perhatian hadirin akan kembali terpusat kepada kita. Selanjutnya, arahkan hadirin agar tidak keluar kendali.

 Menghindari Dosa Besar 7: Berlindung di Balik Komputer

  1. Sadarilah bahwa menggunakan komputer dan Power­ Point pun adalah pilihan. Anda bisa mematikan kom­puter Anda, mendekati hadirin, dan mengajak mereka berdiskusi. Itu juga presentasi.
  2. Latihlah menjalin kontak mata dan berpindah posisi agar menjadi bagian alamiah dari gaya berpresentasi kita.
  3. Tanya-jawab adalah gerbang utama kita menjawab berbagai keraguan dan keingintahuan hadirin.
  4. Siapkan rencana cadangan dan komentar untuk situasi yang tak terduga.

 Kiat yang Berguna

  1. Untuk  kunci-kunci   melibatkan  hadirin,  silakan   lihat “Dosa Besar 3” bagian “Libatkan Hadirin”.
  2. Carilah rekan untuk berpresentasi tandem. Saat kita yang berbicara, rekan tersebut menjadi operator. Saat rekan yang berbicara, gantian kita yang menjadi operator. De­ngan begini, kita dapat saling mengenal kebiasaan dan keahlian masing-masing.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s