Trick copy nama file ke Worksheet Excel

Buat yang udah tahu trik ini diem-diem aja ya, bagi yang belum tahu mudah-mudahan trik ini bermanfaat. Soalnya saya juga seneng banget waktu menemukan trik ini dari Om Google dan tulisan ini sekedar ingin berbagi hasil penemuan ini.

Anda mungkin pernah bertanya, Bagaimana caranya menyalin seluruh nama file dalam satu folder yang mungkin jumlah filenya ratusan kedalam Worksheet (Microsoft Excel), ternyata ada cara yang mudah tanpa perlu pake formula, macro, vb, atau pun cari-cari software gratisan, tapi cukup dengan Command Prompt, dan selanjutnya silahkan ikuti cerita dibawah ini.

Ketika deadline project web yang sedang saya kerjakan ini sudah sudah dalam hitungan hari, maka saya harus memastikan bahwa semua data akurat, semua link sudah match, dan salah satu yang harus dipastikan adalah ketersediaannya file (format PDF) sebagai bagian dari attachment data, bayangkan satu table dalam database aja bisa ribuan link yang harus saya cek ketersediaan file PDF-nya, jika harus dicek satu persatu secara manual bisa-bisa abang gak pulang-pulang dari kantor neh (emang bang toyib), untuk mempercepat pekerjaan itu saya coba pake software andalan saya yakni Microsoft Excel, tapi kayaknya ini juga masih sedikit manual sih karena masih ada proses meng-klik hyperlink-nya satu persatu seperti berikut :

Gambar 1.

Dari formula diatas, untuk mengecek keberadaan file PDF maka saya harus meng- klik kata View terlebih dahulu, agar file PDF yang dituju dalam formula hyperlink diatas terbuka jika memang file yang dituju ada, tetapi jika file PDF tidak ada maka akan muncul message “Cannot open the specified file”, begitu seterusnya sampai seluruh baris di cek (cukup repot bukan?).

Nah ternyata ada cara yang lebih cepat, yaitu dengan meng-copy terlebih dulu seluruh nama file PDF yang ada di folder D:\Data, caranya sebagai berikut :

Buka Command Prompt (Start-All Program-Accessories-Command Prompt) hingga keluar tampilan seperti berikut :

Gambar 2.

Sesuai formula hyperlink pada file excel diatas (Gambar 1), lokasi file yang akan di cek adalah di folder D:\Data, maka setelah muncul Command Prompt (gambar 2).

Ketik perintah D: untuk masuk ke directory D:, lalu setelah masuk ke directory D: ketik cd data untuk masuk ke folder Data, kemudian ketik dir untuk menampilkan seluruh file pada folder tersebut. Masih pada tab Command Prompt klik kanan pada mouse kemudian pilih Mark, lalu pilih text (nama file) yang akan di copy, kemudian tekan Ctrl-C untuk proses copy semua content yang sudah dipilih tadi kemudian  buka worksheet diatas, dan tekan Ctrl-V (paste) untuk memindahkan content dari Command Prompt kedalam worksheet tersebut.

Setelah seluruh nama file ter-copy baru kita bisa ganti formula Hyperlink tadi dengan formula sbb :

=IF(ISERROR(INDEX($E$2:$E$9,MATCH(CONCATENATE(A2,”.pdf”),$E$2:$E$9,0),1))=TRUE,”NULL”,CONCATENATE(“~/data/”,A2,”.pdf”))

Sehingga pada kolom DocPath sudah langsung tertulis Link Path (jika file PDF yang dituju ada) yang bisa kita copy kedalam tabel SQL seperti pada contoh ini (gambar 3).

Jadi, kita tidak perlu lagi mencek keberadaan file dengan meng-klik hyperlink tadi, sehingga bisa lebih cepat mengisi kolom DocPath dengan NULL jika file source (PDF) tidak ada atau dengan Link Path file PDF jika file PDF sudah ada tentunya dengan mencek pada daftar nama file PDF hasil peng-copy-an dari Command Prompt tadi.

OK selamat mencoba.

.

One response to “Trick copy nama file ke Worksheet Excel

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s