Comprehensive HRIS

Dalam sebuah presentasi Management Trainee para fresh graduate lulusan S1 Teknik Informatika, dijelaskan mengenai tahapan pengembangan system informasi. Sampai pada sesi penjelasan Time Line project, salah seorang peserta MT menyatakan bahwa proses yang paling dalam membangun system informasi adalah proses implementasi. Koq bisa? Bukannya proses pembuatan syste informasi yang akan memakan waktu lebih banyak? Begitu kira-kira pertanyaan dari audiens yang hadir saat itu yang kebanyakan dari level managerial. Dan jawaban peserta MT sederhana saja sebenarnya, bahwasannya kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia  sebagai perancang dan penggunanya. Bahwa perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi tidak hanya menyangkut perubahan teknologi tetapi juga perubahan perilaku dan organisasional (Bodnar dan Hopwood (1995)). Sekitar 30% kegagalan pengembangan sistem informasi baru diakibatkan kurangnya perhatian pada aspek organisasional. Itu sebabnya, pengembangan sistem informasi memerlukan suatu perencanaan dan implementasi yang hati-hati, untuk menghindari adanya penolakan terhadap sistem yang dikembangkan (resistance to change).

Hal diatas akan terasa lebih sulit dalam penerapan sebuah HRIS (Human Resource Information System), karena perubahan yang harus dilakukan tidak hanya bagi pihak diluar HR tetapi juga dari internal HR itu sendiri. Seorang pakar HR yakni Dave Ulrich menyatakan bahwa HR mempunyai empat peran penting, dari mulai yang paling dasar yaitu Administrative Expert sampai yang paling tinggi Strategic Partner, untuk mencapai peran sebagai Strategic Partner maka keberadaan HRIS menjadi sangat diperlukan, akan sangat sulit untuk mencapai peran Strategic Partner jika HR masih berkutat dengan pekerjaan-pekerjaan yang bersifat administratif, karena sebenarnya HR Operational bisa digantikan oleh keberadaan HRIS walaupun tidak seluruhnya dapat tergantikan.

Setelah adanya kesadaran dari internal HR akan pentingnya HRIS untuk “memudahkan hidup” maka diharapkan dukungan penuh dari seluruh tim HR dalam rencana pengembangan HRIS, karena selanjutnya akan dituntut untuk ekstra kerja keras meyakinkan pihak diluar HR mengenai pentingnya implementasi HRIS (adanya value added dari implementasi HRIS) terutama bagi pihak Manajemen, karena biaya yang akan dikeluarkan untuk membangun HRIS tentunya tidak sedikit.

Beberapa point yang harus diperhatikan oleh Tim Project pengembangan HRIS terutama bagi seorang Project Leader (Leading Change) untuk meyakinkan pihak manajemen/owner adalah sebagai berikut :

  • Control Budget, ini sangat penting karena dari sini kita bisa ketahui dari dana yang telah ditetapkan oleh perusahaan maka bisa ditentukan sejauh mana HRIS akan dikembangkan dan tentunya bisa kita sampaikan berapa besar cost efisiensi atau dapat kita hitung ROI (return on investment) jika HRIS diterapkan.
  • Integrate, dari sisi penggunaan aplikasi maka tidak akan ada lagi penggunaan atau penambahan system secara parsial dalam setiap kegiatan HR, semua tersentralisasi dalam HRIS, dari data proses recruitment hingga proses retirement.
  • Consistency Data, bila system sudah tersentralisasi tentunya maintenance data juga akan lebih mudah, on time report, data validation, historical data, serta backup data lebih mudah.
  • Walaupun budget yang diperlukan untuk pengembangan HRIS ini tidak sedikit tetapi ini merupakan investasi jangka panjang, akan terus digunakan dan semakin hari akan semakin terasa kegunaannya.
  • HRIS juga dapat meminimalisasi human errors.
  • Dll.

Setelah kita mampu meyakinkan pihak manajemen mengenai pentingnya penerapan HRIS maka dapat mulai merancang HRIS dengan memperhatikan hal-hal berikut :

  • User requirement (Biz Need), tentukan masalah yang ada pada saat ini, kendala-kendala yang sering muncul dari aplikasi yang sudah ada, dan tentunya future need atau kebutuhan dari bisnis terhadap keberadaan HRIS.
  • Functional review, ini penting karena jangan sampai system sudah dibuat tetapi tidak memenuhi harapan terutama bagi end user, keterlibatan pengguna dalam desain dan operasi sistem informasi memiliki beberapa hasil yang positif. Pertama, jika pengguna terlibat secara mendalam dalam desain sistem, ia akan memiliki kesempatan untuk mengadopsi sistem menurut prioritas dan kebutuhan bisnis, dan lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasil. Kedua, pengguna cenderung untuk lebih bereaksi positif terhadap sistem karena mereka merupakan partisipan aktif dalam proses perubahan itu sendiri. Jangan sampai terjadi adanya kesenjangan komunikasi antara pengguna dengan designer (user-designer communication gap), biasanya kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem informasi terjadi karena pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung memiliki perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Sebaiknya dibuatkan terlebih dahulu HR Blue Print-nya agar lebih mudah dalam pelaksanaan pengembangan HRIS.

HR Blue Print

  • Customer Profile, tidak ada salahnya kita melakukan studi banding ke perusahaan lain yang sudah lebih dulu mengimplementasikan HRIS, bisa terhadap perusahaan di dalam group sendiri ataupun perusahaan lain dengan core business yang sama.
  • Implementasi partner, yang tak kalah pentingnya adalah menentukan partner (jika kita akan menggunakan konsultan) dalam mengembangkan HRIS dan ini juga terkait dengan budget yang sudah disiapkan perusahaan. Hal-hal seperti Profile (experience), Sustainability (Post Support), Deliverable dari konsultan perlu dipertimbangkan, harus diperhatikan pula masalah implementation cost dan maintenance cost.
  • Management Direction serta Management Decision, hal ini perlu bila perusahaan memiliki cabang baik di dalam negeri maupun diluar negeri, apakah HRIS terhubung dengan cabang lain, apakah kebijakan yang digunakan setiap cabang sama, apakah masing-masing cabang dapat membuat keputusan masing-masing, dan lain-lain.

Nah, kembali ke paragrap pertama tulisan ini, proses yang tidak boleh diabaikan adalah implentasi, bagaimana meyakinkan end user terutama bagi karyawan mengenai penerapan HRIS, beberapa point dibawah ini bisa dijadikan acuan dalam meyakinkan karyawan :

  • Bisa disampaikan dengan baik, bahwa penerapan HRIS ini adalah kebijakan dari Top Manajemen.
  • Dari sisi teknis banyak manfaat dari penerapan HRIS seperti memudahkan karyawan dalam memperolah informasi terkait data pribadinya, dan lain-lain.
  • Sosialisasi HRIS kepada karyawan juga bisa disampaikan dala sesi yang fun (seperti coffee morning, sambil makan siang, atau yang lainnya).
  • Sebaiknya dikumpulkan dan disampaikan hal-hal yang menarik dari HRIS .
  • Dapat juga melibatkan Serikat Pekerja untuk lebih meningkatkan kepercayaan karyawan terkait implementasi HRIS ini.

Ok, sekian tulisan mengenai HRIS sebagai upaya penulis mendokumentasikan catatan pada saat Workshop Comprehensive  HRIS di Jakarta beberapa waktu kedalam blog dan sebagian pengalaman penulis ketika menjalankan project HRIS. Semoga bermanfaat dan silahkan mengomentari atau mengkritik, penulis akan dengan senang hati menerimanya.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s