Change Management Team dalam Implementasi SAP

Gambar
Cukup lama kiranya saya tidak meng-update blog ini, dan kali ini saya ingin mencoba lagi membuat catatan yang cukup penting bagi saya (dan mudah-mudahan bermanfaat juga bagi anda yang membacanya).Inti dari tulisan ini adalah masih seputar SAP dan implementasinya, mohon maaf neh sebelumnya kepada para SAP Expert, tulisan ini hanya sekedar share dari pengalaman saya saat terlibat di salah satu implementasi SAP.

Aplikasi yang sangat populer dan banyak diimplementasikan terutama di perusahaan-perusahaan besar baik di Indonesia maupun di seluruh dunia ini memaksa perusahaan yang mengimplementasikannya untuk memberikan perhatian khusus ketika mengimplementasikan SAP. Tidak saja karena besarnya biaya investasi yang kudu dikeluarkan, tetapi juga banyak perusahaan ketika mengimplementasikan SAP adalah sekaligus sebagai moment bagi perusahaan untuk melakukan perubahaan kearah yang lebih baik, tak terkecuali perubahan dalam hal budaya perusahaan. “SAP System implementation is much more than just software implementation”, implementasi SAP tidak hanya melakukan perubahan/penggantian teknologi (Technical system) tetapi juga People System yang meliputi klarifikasi atas Role, Job Design & Alignment, Business Culture, Decision Structure/Practice, Individual/Group Behavior/Relationships, dll. Sebuah hasil study yang dilakukan oleh Atos Origin Consulting bahwa kegagalan implementasi system SAP sebesar 92% disebabkan oleh faktor manusia yang jika di breakdown lagi faktor Leadership=42%, Organizational&Culture=27% dan People=23%, sisanya 4% faktor teknologi dan lain-lain 4%.
Why SAP System implementation fail ?

Gambar

Source : Desk study of Atos Origin Consulting

Cerita sedikit, ketika saya melakukan studi banding ke salah satu perusahaan telekomunikasi di Bandung yang telah mengimplementasikan SAP cukup lama, ketika perusahaan ini mengimplementasikan SAP mereka juga melakukan perubahan besar dalam banyak hal, dan bagi siapa saja yang tidak siap atau tidak bersedia mengikuti perubahan tersebut harus siap-siap tereliminasi, dan perusahaan tersebut ternyata cukup konsisten dalam hal tersebut, terbukti banyak karyawan yang masuk kategori tersebut akhirnya tidak menjadi bagian lagi dari perubahan tersebut (baca=perusahaan tersebut), dan luar biasanya lagi orang-orang yang terliminasi tersebut tidak saja dari level bawah tetapi bahkan sampai level manajerial.

Dan berikut ini saya coba share pengalaman saya dalam salah satu implementasi SAP yang kebetulan saya bagian dari Functional Team untuk modul Human Capital Management. Project ini boleh dibilang Project Big Bang, karena hampir semua modul SAP diimplementasikan pada project ini, mulai dari Finance  Controlling (FICO), Sales Distribution (SD), Production Planning (PP), Material Management dan Warehouse Management (MM dan WM), Plant Maintenance (PM) dan Human Capital Management (HCM). Walaupun Project ini tidak saya bilang Fail akan tetapi sempat mengalami penundaan jadwal Go Live yang disebabkan oleh banyak faktor, dan salah satu fakto yang ingin saya sorot dalam hal ini adalah fungsi Change Management.

Change Management dalam implementasi SAP adalah tentang bagaimana mengelola perubahan itu sendiri terhadap Organisasi, bagaimana menyelaraskan antara orang dengan strategi perusahaan. Jadi fokus utama dalam Change Management adalah orang dalam organisasi itu sendiri. Terdapat tiga kegiatan utama dari Change Management itu sendiri :

  • Business Impact Analysis, kegiatan ini meliputi analisa terhadap dampak yang timbul dari implementasi SAP ini terhadap business process yang ada, melakukan kontrol/monitoring terhadap SOP atau kebijakan perusahaan yang harus dilakukan penyesuaian atau bahkan pembuatan SOP atau kebjiakan baru.
  • Training Plan & Execution, meliputi analisa kebutuhan training terkait implementasi SAP, membuat Training Development & Plan, menyiapkan Training Materials, memastikan terlaksananya training kepada Super User maupun End User.
  • Communication Plan & Execution, kegiatan ini meliputi seluruh kegiatan komunikasi yang dilakukan antara Project Management dengan pihak-pihak terkait.

Ketiga aktifitas ini tentunya saling keterkaitan satu sama lainnya, dan semuanya bermuara dari Business Impact Analysis. Setidaknya terdapat enam area yang menjadi target analisa dalam kegiatan ini :

  1. Policy & Procedure, apakah ada perubahan Policy atau Procedure atau apakah perlu penambahan Policy & Procedure.
  2. Roles & Responsibilities, apakah ada perubahan secara tugas dan tanggung jawab dalam suatu proses, apakah perlu ada suatu tugas dan tanggung jawab baru, atau adakah pengalihan tugas dan tanggung jawab dari satu bagian/unit ke bagian/unit lainnya dalam organisasi.
  3. Organization Unit, apakah perlu satu bagian/unit yang baru untuk mengerjakan proses tersebut, atau apakah proses tersebut mengakibatkan suatu bagian/unit tertentu melakukan komputerisasi dimana sebelumnya tidak melakukan hal tersebut.
  4. Number of Workforce, apakah ada perubahan role pada proses tersebut sehingga mempengaruhi besar load dari pekerjaan/proses tersebut, berapakah sebenarnya jumlah orang yang diperlukan untuk melakukan proses tersebut, apakah perlu penambahan atau pengurangan orang.
  5. Competencies & Skill, identifikasikan skill yang diperlukan untuk proses tersebut, baik skill SAP maupun non SAP.
  6. Facilities & Infrastructure, apakah ada unit/bagian yang memerlukan komputerisasi, apakah komputer dan jaringannya sudah cukup tersedia untuk melakukan SAP Transaction.

Sayangnya dari ke enam area analisa diatas, Change Management Team dalam project ini terlalu fokus pada seberapa besar implementasi SAP ini memberikan dampak terhadap perubahan prosedur atau kebijakan perusahaan saja (area pertama diatas), padahal hasil analisa dampak terhadap lima area lainnya sangat berpengaruh terhadap kelancaran schedule Go Live khususnya dan implementasi SAP pada umumnya, analisa dampak yang belum teridentifkasi oleh Change Management team project ini antara lain :

  • Belum teridentifikasinya seberapa banyak perubahan tugas dan tanggung jawab yang ditimbulkan dari perubahan suatu proses bisnis, apakah terdapat pengalihan tugas dan tanggung jawab dari suatu unit/bagian di satu departemen ke unit/bagian departemen lain, sehingga jika hal ini dapat teridentifikasi maka bisa diperkirakan berapa jumlah unit/bagian yang perlu diberikan training tentang tugas dan tanggung jawab yang baru tersebut, apakah proses tersebut mengakibatkan unit/bagian tersebut perlu perlu melakukan komputerisasi sehingga perlu diberikan training komputer (area Roles & Responsibilities dan Organization Unit).
    Dari sisi Man Power Planning, dengan adanya perubahan proses bisnis apakah berpengaruh terhadap load kerja dari suatu unit/bagian tertentu sehinga perlukah penambahan atau pengurangan jumlah orang pada unit/bagian tersebut (area Number of workforce).
  • Jika kedua point diatas bisa teridentifikasi dengan baik tentunya akan lebih mudah merancang training plan untuk keperluan implementasi project SAP ini, berapa orang yang perlu diberikan training komputer dasar terlebih dahulu, berapa orang yang perlu di training dari suatu modul tertentu, berapa unit computer yang diperlukan untuk pelaksanaan training tersebut, berapa banyak ruangan yang diperlukan, dengan jumlah trainer yang tersedia berapa lamakah waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan training tersebut dan seterusnya. Dari masalah training ini saja cukup banyak issue yang timbul, seperti waktu pelaksanaan training yang bertambah dua kali lipat dari jadwal yang teah direncanakan, adanya peserta yang sama sekali belum familiar dengan penggunaan komputer, belum lagi adanya peserta (end user) yang mendapat materi training yang bukan pekerjaannya, dan lain-lain.
  • Satu hal lagi yang tidak kalah pentingnya dan belum teridentifikasi dengan baik oleh Change Management Team ini adalah tentang fasilitas dan infrastruktur, berapa banyak komputer yang perlu ditambah atau di upgrade, apakah jaringan yang tersedia sudah cukup untuk bisa mengakses aplikasi SAP, berapakah printer yang perlu ditambah atau di upgrade, apakah perlu hardware lainnya seperti scanner barcode jika ada, dan lain sebagainya.

Kalau dilihat dari masalah-masalah yang timbul diatas terlihat betapa pentingnya kegiatan Communication Plan and Execution bagi Change Management Team ini dimana koordinasi dan komunikasi mutlak diperlukan terhadap pihak-pihak terkait seperti bagian IT untuk infrastruktur, bagian HR untuk kebutuhan training, dan bagian-bagian terkait lainnya dari enam area analisa dampak diatas. Untuk itu dalam Change Management Team perlu kiranya dibentuk Communication Team yang mumpuni selain Business Impact Team dan Training Team.

2 responses to “Change Management Team dalam Implementasi SAP

  1. pak Agus, perusahaan tmpt saya bekerja juga akan mengimplementasikan system barcode scm nya, boleh disharing budget yang diperlukan untuk implementasinya? terima kasih.

    • Mba Mita, masalah budget saya kurang tahu, kemarin juga kita tidak beli semuanya, artinya hanya menambah untuk area yang belum terdapat barcode scanner. Saya sendiri di module HCM tidak terlalu mengikuti secara detail perkembangan modul lain, karena sudah cukup sibuk dengan modul sendiri. Terima kasih.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s